Samen
succesvol

ROB-Net

Hét systeem voor de administratieve communicatie tussen leasemaatschappij en leverancier op het gebied van Reparatie, Onderhoud, Banden en Vervangend Vervoer.

Meer dan 50 leasemaatschappijen in Nederland maken gebruik van het ROB-Net systeem.

De voordelen van ROB-Net

ROB-Net systeem

ROB-Net is hét communicatiesysteem dat transacties tussen leasemaatschappijen en hun ROB-leveranciers ondersteunt. Het is het resultaat van datgene dat Vereniging ROB heeft ontwikkeld; een uniek systeem dat ingezet kan worden voor de ‘administratieve communicatie’ tussen leasemaatschappij en leverancier. Daarbij gaat het om zorgvuldigheid, efficiency, gemak en snelheid.

De basis is dat een ROB-leverancier een aanvraag indient bij een leasemaatschappij. De aanvraag specificeert wat er aan reparatie en onderhoud moet plaatsvinden aan een leaseauto, en wat de kosten daarvan zijn. Eventueel kunnen ook banden worden toegevoegd aan de werkopdracht. Voor de inzet van een vervangende auto wordt er een separate aanvraag ingediend.

Hoe meer een systeem geautomatiseerd is, hoe minder fouten er worden gemaakt. Daarnaast blijft het fenomeen ‘tijd is geld’ altijd een rol spelen. Voor zowel de leasemaatschappij als de leverancier is het van belang dat een auto weer zo snel mogelijk de weg op kan. De snelheid van een goedgekeurde opdracht is hier van essentieel belang.

Aanvraagproces

Zodra een aanvraag door de leverancier is ingevuld, wordt deze ter akkoord verzonden naar de leasemaatschappij. Het systeem beoordeelt aan de hand van de instellingen van de leasemaatschappij of de aanvraag geautomatiseerd kan worden afgewikkeld. Daarvoor moet om te beginnen de leasemaatschappij toestemming hebben gegeven voor de betreffende leverancier en voor de soort aanvraag. Daarnaast moeten de voor de beoordeling benodigde ‘rastergegevens’ aanwezig zijn: wat zijn te accepteren tijden en bedragen voor de betreffende activiteit voor het betreffende voertuig.

De gegevens in de aanvraag moeten daarnaast ook binnen de gestelde grenzen blijven. Er vinden controles plaats op historie en einde contract. Naast diverse basiscontroles is de belangrijkste controle de overeenstemming met het (totaal)bedrag van de goedgekeurde aanvraag. Zodra alle controles automatisch akkoord zijn, krijgt de aanvrager bericht dat de aanvraag is goedgekeurd. Is er echter een onderdeel van de aanvraag dat het systeem niet automatisch goedkeurt, dan bekijkt een medewerker van de leasemaatschappij de aanvraag. Deze medewerker beoordeelt de aanvraag en neemt vervolgens de beslissing waarover de aanvrager wordt geïnformeerd.

Wordt de aanvraag afgewezen, dan kan de ROB-leverancier direct corrigerende actie ondernemen. Dit betekent het aanpassen van de aanvraag en deze opnieuw ter akkoord verzenden naar de leasemaatschappij. Goedgekeurde aanvragen worden als factuur uitgeleverd aan de leasemaatschappij, die deze zonder verdere controles kan verwerken in de eigen administratie.

Data

ROB-Net wordt gevuld met voertuigendata die aangeleverd wordt door importeurs, dataleveranciers en leasemaatschappijen. Daarnaast maakt het systeem gebruik van databanken zoals Autotelex en Open Data RDW. De Vereniging ROB bewerkt geen data, maar stelt deze ter beschikking in ROB-Net. Daarmee kunnen de deelnemers hun aanvragen verwerken.

Pakketkoppeling

In het basissysteem worden de gegevens van aanvragen handmatig door de ROB-leverancier ingevoerd via de webportal (login.rob-net.nl). De Vereniging ROB biedt een alternatief om efficiënter te kunnen werken: een pakketkoppeling met de eigen garagesoftware (DMS, softwarepakket, automatiseringspakket etc.) van de aanvrager. Deze pakketkoppeling bestaat uit twee modules: ROB-EF en ROB-BOL. De module ROB-EF geeft de mogelijkheid om na afronding van de werkzaamheden de factuurgegevens aan te leveren via de eigen garagesoftware. De module ROB-BOL stelt de gebruiker in staat om het volledige aanvraagproces te doorlopen vanuit de eigen garagesoftware.

Module ROB-EF

Na afronding van de werkzaamheden in de webportal kan de ROB-leverancier de factuur indienen via de module Elektronisch Factureren (ROB-EF). Deze module biedt de ROB-leverancier de keus de factuurgegevens aan te leveren via de eigen garagesoftware. Het systeem beoordeelt de facturen geautomatiseerd. Goedgekeurde facturen worden uitgeleverd aan de leasemaatschappij, die deze zonder verdere controles kan verwerken in de eigen administratie. Efficiënt voor iedereen dus!

Module ROB-BOL

Als aanvulling op de Module ROB-EF biedt de Vereniging ROB de Module ROB-BOL. Deze module bestaat uit de Module EF + de mogelijkheid om aanvragen te verwerken vanuit uw garagesoftware. Door middel van de Module ROB-BOL maakt u gebruik van de
pakketkoppeling in de volledigste vorm. De gegevens hoeven slechts eenmaal ingevoerd te worden en de reacties worden in de eigen garagesoftware zichtbaar.

Heeft u interesse in een pakketkoppeling? Kijk dan eerst of uw garagesoftware over een pakketkoppeling met ROB-Net beschikt.

Lijst Pakketkoppelingen

 

LeverancierPakketnaamEFBOL
ADAGrand Prix X
amITsADIS
AutoflexAutoflexX
Autotaal AutomatiseringEasy-WorkX
Beesd A2 (Volvo)iDAS
Car Systems HeerlenCarSys
CarWiseRentWise
CDK GlobalAutoline
CDK GlobalEVA
CDK GlobalAutoline Drive
Computer Service WieberdinkAutomaaTX
EuromobilMiete
Flipse AutomatiseringAVS/400
Gaston SoftwareGaston
Incadea Nederland (Norriq)CarloX
Incadea Nederland (Norriq)IncadeaX
Infomotive InternationalInfoMobielX
ITMotiveI’CarX
MivarDriverX
MivarMiCheck
OECCarsoft NTX
Pon’s AutomobielhandelGIDSX
PortoMotivePortoView
ProSaldo SoftwareCompAnyX
ProSaldo Software AutomotiveX
ReleadTruckVisionX
Reynolds & ReynoldsWincarX
Reynolds & ReynoldsDartsX
Reynolds & ReynoldsMegacarX
Reynolds & Reynolds PowerX
VCD AuconCarIT
BB SoftwareRentsoft
Eigen pakketten
ANWBANWB
Care AutoschadeCareFlow
Eurocross‘Alarmcentrale’
EuromasterEuromaster
FirstStopFirstStop
Goodyear DunlopGoodyear Dunlop
HONACISAH
¡Valdi¡Valdi
Kwik-Fit Kwik-Fit
LogicXLogicXX
Masters4Fleet (Profile)Axapta Micr. Dynamics
BandenprofBandenprof
SOS InternationalSOS International
Stam dealer softwareStam dealer softwareX
VHDVHD

Beheer en Ontwikkeling

De Vereniging ROB heeft de ontwikkeling en het beheer uitbesteed aan het IT-bedrijf PitCrew. Zij zetten experts met verschillende disciplines bij elkaar in één team. Een efficiënte en rendabele oplossing!

Bij het ontwikkelen van ROB-Net wordt AGILE gewerkt volgens de Scrum-methodiek. Vanuit de jaarlijks vastgestelde “Roadmap” worden projecten gedefinieerd. Daarin worden wensen die vooraf zijn gecategoriseerd en gerubriceerd, meegenomen. In het Scrumteam worden projecten opgeknipt in behapbare delen (sprints). Deze sprints beslaan een tijdspanne van twee weken. Na deze periode worden concrete verbeteringen, na uitvoerig te zijn getest, geïmplementeerd. Er is voortdurend contact met de gebruikers van ROB-Net gedurende het traject. Door samen te werken tillen de vereniging ROB, de gebruikers van ROB-Net en PitCrew het systeem naar een hoger niveau.

Ook Databeheer wordt door PitCrew uitgevoerd. Alle data die aangeleverd wordt door de importeurs en de dataleveranciers, wordt volgens een vast format geïmporteerd. Daarnaast heeft Databeheer een scherp oog op de werking van de data. Ontbreken er belangrijke gegevens? Sluit alles naadloos op elkaar aan? Indien er verbeterpunten zijn is Databeheer een communicatiebaken tussen de dataleveranciers en het Rastercomité.

Veelgestelde vragen

Zodra uw lidmaatschap van de Vereniging ROB definitief is, kunt u als deelnemer gebruikmaken van ROB-Net. Dit betekent dat u met de vereniging een deelnemersovereenkomst heeft afgesloten en aan de gestelde voorwaarden voldoet.

Bent u nog geen lid en benieuwd of u aan de voorwaarden voldoet? Lees er meer over via onderstaande buttons ‘Algemene Voorwaarden’ en ‘Lidmaatschapseisen’.

Algemene Voorwaarden Lidmaatschapseisen

U dient te beschikken over de nieuwste versie van uw internetbrowser (bij voorkeur Internet Explorer vanaf versie 11, Google Chrome of Firefox). Zodra uw lidmaatschap is geactiveerd, kunt u direct aan de slag met ROB-Net. Vanuit het secretariaat ontvangt u een startdocument om de basisinstellingen voor uw deelnemersaccount juist in te stellen. Daarnaast treft u in ROB-Net zelf helpschermen aan met aanvullende informatie. Het systeem is zo opgebouwd dat u in principe direct aan de slag kunt, zonder verdere opleiding of instructie. Gemakkelijk en snel!

Bent u leverancier? Dan is dit niet noodzakelijk. U kunt alles doen met de webportal van het systeem. Een pakketkoppeling met uw eigen garagesoftware (DMS, softwarepakket, automatiseringspakket etc.) biedt overigens wel voordelen. U kunt dan efficiënter werken doordat u slechts op één locatie gegevens vastlegt en opvraagt, namelijk in uw eigen garagesoftware. En als die software goed is ingericht, inclusief de pakketkoppeling met ROB-Net, voorkomt u onnodige fouten.

Bent u leasemaatschappij? Dan is het antwoord: ja. Het is belangrijk dat u dit van tevoren afstemt met uw eigen pakketleverancier. Meestal hoeft u hier zelf weinig meer voor te doen.

Vanuit ROB-Net is het alleen mogelijk om elektronisch te factureren. De inrichting van ROB-Net voldoet aan de fiscaal administratieve voorschriften, waardoor het ongewenst is om papieren facturen te versturen. In het systeem wordt een koppeling gelegd met de goedgekeurde aanvraag. Goedgekeurde aanvragen worden als factuur uitgeleverd aan de leasemaatschappij, die deze zonder verdere controles kan verwerken in de eigen administratie. Als het factuurbedrag overeenstemt met het bedrag van de goedgekeurde aanvraag, dan keurt het systeem de factuur automatisch goed. U heeft er geen omkijken meer naar. Makkelijk, snel en efficiënt!

De webportal betreft de online werkwijze bij de invoer van aanvragen in ROB-Net. U logt in via login.rob-net.nl en vult handmatig de gegevens in via deze webportal. Op het invoerscherm verschijnt een extra knop [Factuur] als de aanvraag is goedgekeurd. U kunt dan de gegevens van de factuur handmatig invoeren. Bij de ‘pakketkoppeling’ maakt u de factuur in uw eigen garagesoftware (DMS) en zorgt uw softwareleverancier ervoor dat de gegevens worden doorgegeven aan ROB-Net. Heel efficiënt! Uw pakket dient hiervoor wel geschikt te zijn.

Lid worden van
Vereniging ROB?